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一户一档的两个100天
发表日期:2021-03-31    作者:陈东玥 图:陈东玥    阅览次数:    新闻来源:后勤草堂服务中心

 草堂校区教职工公寓收房至今已两年的时间,为了确保物业服务的高效性,规范住户资料档案的完整及管理。后勤草堂服务中心在保证各项工作有条不紊进行的情况下,于2020年8月份组织对住户资料档案进行有序整理、归档。整理资料用了100天的时间,但是当整理完100天后的今天我们才更深的感受到“一户一档”工作开展的必要性和重要性。

 为了高效有序的开展住户资料工作,草堂校区教职工公寓全体客服人员利用午休,及周末时间对自收房开始至今的十多类纸质版资料进行分类整理,近两千的住户,每一户所有的资料加起来就有两万多份。首先,住户资料档案编制统一按“一户一档”制分类顺序进行整理,逐一编号、编制目录、分档案盒保存,档案盒内详细、清晰地注明房号、内容、业主姓名、备注等。资料档案的内容包括住户收房物品清单记录、住户装修钥匙托管委托书记录、住户收房验收记录、与住户签订的装修办理申请表、装修管理服务协议书、装修安全施工责任书、装修承诺书、住户地暖低温运行验收记录、住户装修竣工验收记录等,资料分别按区域、单元、楼层、房号的先后顺序整理归档。根据档案盒规格制作相应的档案标贴纸,在档案标贴纸上打印出标准黑体字体的档案类别名称,如“ D6二单元住户资料”,将制作好的档案标志贴贴在档案盒侧面上方,并将档案盒整齐排列在档案柜中,便于查找及管理。

 除此之外,我们坚持做好保密工作。所有住户资料不擅自透露他人,未经授权,不私自复印或打印,保证住户资料档案的保密性和安全性。当住户联络方式发生变化时,我们也会及时将变化情况记录更新。对于住户退房的过期资料,我们将在过期资料上标注退房标记,并定期对退房的资料进行整理,防止档案的堆积和混淆便于备查。其次,部分业主资料制作成电子版存入电脑中进行备份管理,做到电子信息与纸质版信息双保险。
由于每一项工作的办理时间都不同,各项工作的进度如果只是按类别整理,很难将各住户的基本情况进行更新并且很难与电子资料进行核对。需要一项一项查找翻阅才可以把所有资料找全,既浪费时间又容易出差错,非常影响工作人员的工作效率。自“一户一档”工作完成后,我们只需要查看每一户的资料清单再核对电子信息就可以很快的掌握基本情况。整理资料我们用了近100的时间,但是工作完成后至今的100多天里,对我们工作带来的便利是不可量化的。

 住户资料档案的整理,在日常工作中充分发挥了便捷作用,不但方便查阅,也提高了为住户办理各项业务的效率。在后期工作中,我们会在原有的基础上不断完善资料档案,力争将物业服务做到精细化,草堂项目部会尽力做好每一个环节,为广大住户提供更优质的服务而不懈努力。

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